În era digitală de astăzi, companiile generează zilnic cantități mari de date financiare. Odată cu această creștere a volumului de date vine o nevoie mai mare de metode precise și eficiente de raportare și auditare a informațiilor financiare. Aici intervine sistemul SAF-T, cunoscut și sub denumirea de Declarația informativă 406.
Cu siguranţă raportarea SAF-T este de departe cea mai importantă modificare a sistemului fiscal din România, cu multiple implicaţii la nivel contabil, fiscal şi organizatoric. Este foarte important ca în etapa de implementare să se acorde maximă importanţă revizuirii fluxurilor de date necesare raportării SAF-T.
Ce înseamnă raportarea SAF-T
Probabil că nu mai are nevoie de nicio prezentare, însă pentru contribuabilii mici care se pregătesc pentru 2025 sau pentru cei care vor să înțeleagă de ce este important pentru orice business, reamintim ce înseamnă raportarea SAF-T.
SAF-T vine de la „Standard Audit File for Tax”, acest termen fiind preluat de către ANAF sub denumirea „Fișierul Standard de Control Fiscal” sau Declaraţia 406. SAF-T este un tip de fișier bazat pe standardul XML care este utilizat la nivel internațional pentru schimbul electronic de informații fiscale. Obligația de raportare SAF-T se aplică deja într-o serie de țări europene.
Implementarea SAF-T este un pas major în digitalizarea sistemului fiscal din România, care va aduce beneficii pe termen lung atât pentru autorități, cât și pentru contribuabili. Pentru ca implementarea să se realizeze eficient este esențial ca toți cei implicați să aloce resursele necesare și să planifice meticulos procesul de implementare pentru a asigura o tranziție lină și conformă cu termenele stabilite. Pregătirea pentru raportarea SAF-T către ANAF implică actualizarea sistemelor IT, instruirea personalului și adaptarea proceselor interne conform noilor cerințe.
Colaborarea cu furnizorii de software pentru a implementa soluțiile necesare poate simplifica enorm lucrurile. Iar în acest sens, echipa NextUp este pregătită să parcurgă acest maraton împreună cu firma ta, utilizând soluțiile tehnice ERP de raportare SAF-T 2024 pentru a păși cu dreptul în noua eră a digitalizării relației cu autoritățile fiscale.
Ce conține raportarea SAF-T
SAF-T constă de obicei din mai multe fișiere de date standardizate, fiecare conținând informații financiare și contabile specifice. Structura exactă a fișierelor SAF-T poate varia de la o țară la alta, dar în general, include următoarele componente:
- Date din registrul general
Fișierul de date oferă o imagine de ansamblu asupra tranzacțiilor financiare ale unei companii, inclusiv detalii despre venituri, cheltuieli și alte activități financiare. Ajută autoritățile fiscale să obțină o perspectivă asupra poziției financiare a unei companii.
- Date privind încasările și plățile
Acest fișier conține informații legate de conturile de încasat și conturile de plătit ale unei companii. Include detalii despre facturi, plăți primite și plăți efectuate.
- Date de inventar
Fișierul de date de inventar include informații despre stocul unei companii și nivelurile de stoc.
- Date privind mijloacele fixe
Această componentă oferă detalii despre activele fixe ale unei companii, cum ar fi proprietăți, mașini și echipamente. Ajută autoritățile fiscale să monitorizeze amortizarea și valorile activelor.
- Date privind TVA (taxa pe valoarea adăugată)
Pentru țările cu sistem de TVA, fișierul de date TVA conține informații despre tranzacțiile cu TVA, permițând autorităților fiscale să verifice calculele și plățile TVA.
- Registrul -jurnal
Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare efectuate de entitate. Acestea oferă o imagine cronologică detaliată a activităților financiare ale unei companii.
Ce beneficii oferă raportarea SAF-T
Implementarea sistemului SAF-T oferă o serie de beneficii atât companiilor, cât și autorităților fiscale, iar dintre acestea menționăm:
1. Date corecte
Unul dintre avantajele principale ale SAF-T este reducerea erorilor în raportarea financiară. Automatizarea și formatele standardizate de date reduc riscul greșelilor de introducere manuală a datelor, asigurându-se că informațiile raportate sunt exacte.
2. Audit eficient
Autoritățile pot efectua inspecții fiscale mai eficiente și mai rapide cu acces la date electronice standardizate. Acest lucru reduce timpul și efortul necesar atât pentru firme, cât și pentru autoritățile fiscale.
3. Transparenţă
SAF-T promovează transparența în raportarea financiară. Companiile sunt încurajate să mențină înregistrări exacte și actualizate, care pot descuraja activitățile frauduloase.
4. Economii
Prin automatizarea procesului de schimb de date și reducerea nevoii de documente manuale, SAF-T poate duce la economii semnificative de costuri pentru companii. De asemenea, eficientizează procesul de audit pentru autoritățile fiscale, reducându-le costurile operaționale.
5. Conformitate
Întrucât SAF-T este un standard internațional, companiile care își desfășoară activitatea în mai multe țări pot beneficia de un sistem de raportare unificat, simplificându-și eforturile de conformitate.
În plus, printre beneficiile utilizării sistemului SAF-T se numără și siguranța datelor, simplificarea procedurilor de colectare a datelor fiscale în format electronic deoarece se reduce numărul de documente care trebuie emise, precum și înțelegerea rapidă a datelor indiferent de sistemul din care provin.
SAF-T favorizează conformarea fiscală fiind un instrument facilitator pentru îndeplinirea cerințelor de obținere a informațiilor de la serviciile de inspecție și prelucrarea acestora. Unicitatea formatului ajută, de asemenea, contribuabilii să-și respecte obligațiile fiscale, chiar și atunci când operează în diferite țări cu cerințe fiscale diferite.
De asemenea, reduce costurile pentru companiile care fără sistemul SAF-T ar trebui să aloce mai multe resurse sau să se bazeze pe personal specializat pentru a adapta datele la un format specific.
Conformarea la sistemul SAF-T oferă numeroase avantaje care pot ajuta companiile să evite penalitățile, să îmbunătățească gestionarea datelor fiscale și să se pregătească pentru eventualele controale fiscale.